Alle gängigen E-Rechnungsformate im Überblick. Verstehen Sie die Unterschiede zwischen XML- und PDF-basierten
Formaten und wann deren Einsatz sinnvoll ist.
Dateiformate für die Automatisierung
Damit Computer Rechnungen inhaltlich verstehen können, brauchen sie eine einheitliche Sprache. Diese Sprache ist
die europäische Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Hauptformate etabliert, die diese Norm erfüllen:
XRechnung und ZUGFeRD. Für den internationalen Rechnungsverkehr ist der Standard Peppol BIS Billing
geeignet.
Auch wenn sich die Rechnungsformate im Detail unterscheiden, ist der Kern bei allen ein XML-Dokument. Der Aufbau und
die Struktur von XML-Dateien sind besonders gut für eine vollautomatisierte Verarbeitung durch Computer geeignet.
Alle Formate im Überblick
XRechnung
Ein reines XML-Format. Es enthält nur strukturierte Daten, kein sichtbares Rechnungspapier.
Einsatzgebiet: Vor allem bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern Pflicht.
Vorteil: Maximale Automatisierung von Rechnungsprozessen.
Nachteil: Für Menschen ohne Software schwer lesbar.
Technik: Basiert auf XML-Syntax UBL oder UN/CEFACT (CII).
ZUGFeRD
Ein hybrides Format. Es besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei, in die eine unsichtbare maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.
Einsatzgebiet: Ideal für den B2B-Bereich und gemischte Workflows.
Vorteil: Menschenlesbar wie gewohnt, maschinenlesbar im Hintergrund.
Technik: PDF/A-3 Container mit verschiedenen Profilen.
Peppol BIS Billing
Der Standard für den Datenaustausch im Peppol-Netzwerk.
Einsatzgebiet: Grenzüberschreitender B2B-Rechnungsverkehr (Cross-Border) und öffentliche Aufträge in ganz Europa.
Vorteil: Echte Interoperabilität. Wer dieses Format nutzt, kann theoretisch jeden Empfänger im Peppol-Netzwerk erreichen.
Technik: Reines XML-Format (basiert auf UBL-Syntax).
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
ZUGFeRD definiert sechs verschiedene Profile, die jeweils einen unterschiedlichen Informationsgrad der zugrundeliegenden
XML-Daten ermöglichen:
MINIMUM: Unterstützt nur wesentliche Angaben zu Käufer und Verkäufer, sowie Gesamtbeträge der Rechnung
BASIC WL: Enthält zwar alle buchungsrelevanten Informationen auf Dokumentenebene, aber keine Rechnungspositionen
BASIC: Ist eine Teilmenge der EN 16931 und für einfache Rechnungen geeignet
EN16931 (COMFORT): Bildet die EN 16931 vollständig ab und ermöglicht konforme Rechnungen
EXTENDED: Ist eine Erweiterung zur EN 16931 für komplexere Geschäftsprozesse und Rechnungen
XRECHNUNG: Unterstützt Rechnungen, die konform zum Standard XRechnung sind und von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert werden
Beachten Sie: Die Profile "MINIMUM" und "BASIC WL" sind nicht als vollständige Rechnung im Sinne des
Umsatzsteuergesetzes (UStG) anerkannt sind und sollten daher vermieden werden.
Die mit EU-Rechnung erstellten ZUGFeRD-Rechnungen verwenden für die bestmögliche
Akzeptanz im privatwirtschaftlichen Bereich und bei öffentlichen Auftraggebern das Profil XRECHNUNG.
Wer macht die Regeln?
Die Standards und Formate werden ständig weiterentwickelt, um stets den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dafür sind
verschiedene Institutionen bzw. Vereinigungen zuständig:
XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) in Bremen gepflegt.
ZUGFeRD wird vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt und ist kompatibel zum französischen Standard Factur-X.
Peppol BIS Billing wird von der gemeinnützigen Vereinigung OpenPeppol mit Sitz in Brüssel entwickelt.
Als Nutzer von EU-Rechnung brauchen Sie sich über aktuelle Versionen und Änderungen
an den Rechnungsformaten keine Gedanken zu machen. Die mit unserer Software erstellten E-Rechnungen entsprechen den jeweils aktuellen
Spezifikationen der Standards.
Unsere Software nimmt Ihnen die technische Komplexität ab und setzt auf aktuelle Standards.
Wir unterstützen sowohl XRechnung, Peppol BIS Billing als auch ZUGFeRD.
Sie erstellen die Rechnung, wir kümmern uns um den korrekten Code.
