Häufig gestellte Fragen

Wenn die hochgeladene PDF-Rechnung komplex ist, kann das KI-Sprachmodell möglicherweise nicht alle relevanten Inhalte der Rechnung verstehen. Wir empfehlen ein klar verständliches und einfaches Layout für Ihre Rechnungen zu verwenden:

• Verwenden Sie beispielsweise im Rechnungskopf eindeutige Bezeichner für Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Telefonnummer usw.
• Die einzelnen Rechnungspositionen sollten in einer Tabelle mit sichtbaren Rändern und eindeutigen Bezeichnern im Tabellenkopf ausgewiesen sein
• Auch in der Zusammenfassung sollten alle erforderlichen Angaben zum Nettopreis, zu verwendeten Steuersätzen und dem Gesamtpreis eindeutig erkennbar sein

Als Faustregel gilt: Je einfacher die Rechnung aufgebaut und je verständlicher sie für einen Dritten ist, umso besser ist die Erkennungsquote.

Die Benutzeroberfläche von EU-Rechnung ist bewusst übersichtlich gehalten, um eine Ihnen einfache Bedienung zu ermöglichen. Daher haben wir uns auf die wichtigsten Angaben konzentriert, die für eine konforme E-Rechnung erforderlich sind. Grundsätzlich ist unsere Software aber in der Lage, alle Angaben gemäß den XRechnung-Vorgaben zu verarbeiten.

Die von Ihnen hochgeladene PDF-Datei wird als Grundlage für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung verwendet. Wenn die Prüfung des ZUGFeRD-Dokuments fehlschlägt, liegt das regelmäßig daran, dass die hochgeladene PDF-Datei nicht im Format PDF/A-3 vorliegt. Unsere Software versucht in diesem Fall die Datei automatisch nach PDF/A-3 zu konvertieren. Eine fehlerfreie Umwandlung kann in diesem Fall aber nicht garantiert werden. Achten Sie daher darauf, dass hochgeladene PDF-Dateien bereits als PDF/A-3 vorliegen.

Unsere Software stellt sicher, dass die erstellten XML-Daten einer E-Rechnung stets den Anforderungen an EN 16931 und XRechnung genügen. Alle im System verarbeiteten E-Rechnungen durchlaufen standardmäßig die Konformitätsprüfung. Damit können Sie jederzeit sicher sein, dass Ihre E-Rechnung den Vorschriften entspricht.

Wichtige Kernelemente ordnungsmäßiger Buchführung sind die Nichtveränderbarkeit, Revisionssicherheit und Archivierung von Rechnungsdokumenten.
Mit dem abschließenden Export einer Rechnung in eine E-Rechnung, wird diese für eine weitere Verarbeitung gesperrt. Sie ist damit nicht mehr veränderbar und kann auch nicht aus dem System gelöscht werden. Auch eingehende E-Rechnungen sind vor Veränderungen geschützt.

EU-Rechnung ist ein Produkt "Made in Germany" und "Hosted in Germany". Wir legen dabei hohen Wert auf Datenschutz. Dies erreichen wir unter anderem durch vollständig verschlüsselte Server, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Die Verarbeitung findet dabei vollständig innerhalb von Europa statt. Weitere Informationen erhalten Sie in unseren Datenschutzinformationen.

Bei einem laufenden Abonnement wird das nicht genutzte Guthaben zur PDF-Umwandlung aus dem gebuchten Paket automatisch auf den folgenden Abrechnungszeitraum übertragen. Die Mitnahme von Restguthaben ist dabei höchstens für das im gebuchten Paket enthaltene Guthaben und nur in den jeweiligen Folgemonat möglich.

Die von uns angebotenen Pakete sind für die meisten Unternehmen ausreichend. Sollten Sie dennoch das falsche Paket gebucht haben oder mehr Guthaben zur PDF-Umwandlung benötigen, können Sie jederzeit selbstständig in Ihrem Nutzerkonto einen Paketwechsel durchführen.