E-Rechnungen vollautomatisch erstellen und versenden – ganz einfach per E-Mail-Import

Ihre Rechnungssoftware verschickt die Rechnung als PDF- oder XML-Datei an Ihre persönliche Import-Adresse. EU-Rechnung erzeugt daraus eine konforme E-Rechnung und versendet sie per E-Mail direkt an Ihren Kunden.
Ganz ohne Programmierung und ohne Änderung Ihrer bisherigen Abläufe.

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Vollautomatisierung ohne Entwicklungsaufwand

Die Herausforderung

Wer viele Rechnungen schreibt, möchte E-Rechnungen nicht einzeln hochladen, prüfen und versenden. Eine vollständige Automatisierung gelingt in der Regel nur über eine Programmierschnittstelle (API). Das setzt jedoch Entwicklungsaufwand voraus – und ist bei älterer Branchensoftware oder Standardlösungen ohne passende Schnittstelle oft gar nicht möglich.

Die Lösung

Nahezu jede Rechnungssoftware kann Rechnungen per E-Mail verschicken. Genau hier setzt der E-Mail-Import von EU-Rechnung an. Statt an Ihren Kunden senden Sie die Rechnung an Ihre persönliche Import-Adresse. Den Rest übernimmt unsere Software – von der KI-gestützten Umwandlung über die Konformitätsprüfung bis zum Versand der fertigen E-Rechnung.

So funktioniert der automatische Versand

Ihre Rechnungssoftware sendet die Rechnung als PDF- oder XML-Datei an Ihre persönliche Import-Adresse.

Unsere KI wandelt die Rechnung um, prüft sie auf Vollständigkeit und erzeugt die E-Rechnung im passenden Format.

Nach bestandener Konformitätsprüfung erhält Ihr Kunde die E-Rechnung direkt per E-Mail.

Automatisch, aber nicht unkontrolliert

Die Automatisierung per E-Mail besteht aus verschiedenen Prozessschritten. Eine E-Rechnung wird nur dann automatisch versendet, wenn jeder Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde. Andernfalls verbleibt sie wie gewohnt zur manuellen Bearbeitung in Ihrem Rechnungsausgang.

Prüfungen vor jedem Versand

1

Vollständige Angaben

Alle Pflichtangaben einer E-Rechnung nach EN 16931 müssen erkannt worden sein – inklusive der E-Mail-Adresse Ihres Kunden.

2

Abgleich der Endsumme

Bei PDF-Rechnungen muss der berechnete Gesamtbetrag exakt mit dem Betrag auf Ihrer ursprünglichen Rechnung übereinstimmen.

3

Konformitätsprüfung

Die erzeugte E-Rechnung durchläuft unsere mehrstufige Validierung und wird nur ohne Formatfehler versendet.

Zusätzliche Absicherung

Geschützte Import-Adresse

Ihre Import-Adresse ist individuell und geheim. Zusätzlich werden nur E-Mails von Ihrer hinterlegten Absenderadresse angenommen.

Aktive Zustimmung

Der automatische Versand ist standardmäßig deaktiviert. Sie entscheiden selbst, ab wann Sie auf die manuelle Kontrolle verzichten möchten.

Transparente Protokolle

Jeder Import und jeder Versand wird protokolliert. Auf Wunsch erhalten Sie nach jedem Import einen Kurzbericht per E-Mail.

Beim Einsatz von KI ist eine hundertprozentige Fehlerfreiheit systembedingt nicht garantiert. Wir empfehlen daher, die Erkennung Ihres Rechnungslayouts zunächst anhand einiger Rechnungen zu prüfen, bevor Sie den automatischen Versand aktivieren.

E-Mail-Import und REST-API im Vergleich

Für die Vollautomatisierung von E-Rechnungsprozessen stehen Ihnen mit EU-Rechnung zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Welche besser zu Ihnen passt, hängt vor allem davon ab, ob Sie Ihre Software selbst anbinden können oder möchten.

Kriterium	E-Mail-Import	REST-API
Programmierung erforderlich	Nein	Ja
Aufwand zur Einrichtung	Wenige Minuten in den Einstellungen	Integration in Ihre Systeme
Voraussetzung an Ihre Software	Versand von Rechnungen per E-Mail	Anbindung von HTTP-Schnittstellen
Unterstützte Eingangsformate	PDF und XML	PDF, XML und strukturierte Daten
Automatischer Versand an Kunden	Ja, nach Aktivierung	Steuerung durch Ihr System
Rückmeldung zum Ergebnis	Kurzbericht per E-Mail	Maschinenlesbar im JSON-Format
Besonders geeignet für	Selbstständige und KMU mit bestehender Rechnungssoftware	Unternehmen mit eigener IT und hohem Rechnungsvolumen

Mehr zur Anbindung per API-Schnittstelle finden Sie unserer Dokumentation der REST-API.

Automatisieren Sie Ihre E-Rechnungen noch heute

Der E-Mail-Import ist in wenigen Minuten eingerichtet: Absenderadresse hinterlegen, Import-Adresse in Ihrer Rechnungssoftware eintragen und die erste Rechnung verschicken. Ab dann erstellt und versendet EU-Rechnung Ihre E-Rechnungen ganz nebenbei – während Sie wie gewohnt weiterarbeiten.

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