Die E-Rechnungspflicht 2026 – Was bedeutet das konkret?

Wir erklären, was eine echte E-Rechnung ausmacht und geben einen Überblick zu wichtigen Pflichten, Fristen und Ausnahmen für B2B-Geschäfte.

Warum gibt es die E-Rechnung?

Im März 2024 hat der Gesetzgeber das Wachstumschancengesetz beschlossen. In diesem ist die Einführung der elektronischen Rechnung bzw. E-Rechnung ab 01.01.2025 festgeschrieben. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und weniger später auch zu versenden.

Was die E-Rechnung ist (und was nicht)

Der Begriff "elektronische" Rechnung bzw. E-Rechnung ist mit vielen Missverständnissen verbunden. Ein digital auf dem Computer verarbeitetes Rechnungsdokument ist nicht zwangsläufig eine E-Rechnung. Wir klären auf, was unter dem Begriff zu verstehen ist:
  • Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, aber keine E-Rechnung
  • Auch ein per E-Mail verschicktes Rechnungsdokument ist keine E-Rechnung
  • Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen
  • Das Format und die Inhalte sind in der europäischen Norm EN 16931 geregelt
  • Zukünftig wird nur noch zwischen E-Rechnungen und "sonstigen" Rechnungen unterschieden
  • Während der Übergangsfristen sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt
Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung
Darstellung des Unterschieds zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung

Wer muss jetzt aktiv werden?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B-Geschäfte) und die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G-Geschäfte). Dazu gehören beispielsweise:
  • Anfertigung von Waren im Auftrag
  • Erbringung von Dienstleistungen (auch als Subunternehmer)
  • Vermietung von Immobilien an Unternehmer
Ausnahmen:
  • Geschäfte mit Endkunden (B2C)
  • Umsätze außerhalb von Deutschland
  • Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €)
Hinweis für Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Sie sind vorerst nicht zur Ausstellung verpflichtet, müssen aber den Empfang von E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungspflicht sicherstellen.

Der Zeitplan: Wichtige Fristen im Überblick

  • Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Ein Zustimmungsvorbehalt des Empfängers ist nicht mehr notwendig – Lieferanten können Ihnen also ungefragt E-Rechnungen senden.
  • Bis Ende 2026: Übergangsfrist: Der Versand von Papier- und PDF-Rechnungen ist im B2B-Bereich noch erlaubt.
  • Bis Ende 2027: Verlängerte Frist für kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz unter 800.000 €), Papier- und PDF-Rechnungen bleiben noch zulässig.
  • Ab 2028: Die E-Rechnung ist Pflicht für alle B2B-Geschäfte, die nicht unter die Ausnahmen fallen.

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Fazit: Sorgen Sie jetzt für Rechtssicherheit

Egal ob als Auftraggeber oder Subunternehmer: Jedes Unternehmen ist betroffen. Warten Sie nicht auf die letzte Frist, denn Geschäftspartner können schon ab 2025 auf E-Rechnungen umstellen. Mit einer entsprechenden Softwarelösung automatisieren Sie den Umstieg und schaffen Rechtssicherheit.

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