Vor allem im B2B-Bereich ist das Format ZUGFeRD für E-Rechnungen weit verbreitet und akzeptiert. Dieses hybride Dateiformat besteht aus einer
PDF-Rechnung, in die Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet sind. Die XML-Daten sind in der Regel für den normalen Anwender nicht lesbar oder
verständlich.
Was ist das Problem bei ZUGFeRD?
Die Kombination von PDF und XML eröffnet Betrügern eine Angriffsmöglichkeit auf Ihr Unternehmen, indem gezielt Inhalte in einem der beiden
Dokumente manipuliert werden. Wenn Sie als Unternehmer vornehmlich mit dem PDF-Dokument arbeiten, aber den Inhalt der XML-Daten nicht abgleichen
und auf Korrektheit prüfen, kann dies zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen. Wenn Ihr Unternehmen hingegen finanzielle Transaktionen (möglicherweise
vollautomatisiert) auf Grundlage der XML-Daten ausführt, kann dies zum Abfluss finanzieller Mittel aus dem Unternehmen führen, wenn in den XML-Daten
beispielsweise eine andere Bankverbindung angegeben ist, als im visuellen PDF-Anteil der Rechnung.
Wie kann man sich schützen?
Im Fall von ZUGFeRD-Rechnungen ist es wichtig, die Inhalte des PDF-Dokuments mit denen der strukturierten XML-Rechnungsdaten abzugleichen.
Dieser Abgleich kann manuell durchgeführt werden. Dazu kann der Inhalt des XML beispielsweise mit unserem
kostenfreien Tool
in ein menschenlesbares PDF umgewandelt werden. Eine andere Möglichkeit bietet unsere automatisierte Prüfung auf Manipulation (Plausibilitätsprüfung).
Dieses Tool analysiert den PDF-Anteil der ZUGFeRD-Rechnung mittels künstlicher Intelligenz und vergleicht relevante Rechnungsangaben mit den
Angaben im XML.
Das müssen Sie beachten
Das Ergebnis der Prüfung kann durch den Einsatz von KI ungenau sein und hängt maßgeblich von dem Aufbau und Layout der PDF-Rechnung ab. Im Zweifelsfall
sollten Sie das PDF- und das XML-Dokument der gegenständlichen ZUGFeRD-Rechnung manuell prüfen, um einen möglichen Betrug auszuschließen.
So funktioniert die kostenlose Prüfung:
- Klicken Sie auf das Symbol oder ziehen Sie eine Datei aus dem Explorer direkt auf das Symbol.
- Ihre ZUGFeRD-Rechnung wird analysiert und auf eine mögliche Manipulation überprüft.
- Sie erhalten einen eindeutigen Link, mit dem der Prüfbericht für 7 Tage abrufbar ist.