Von Martina, 5. Januar 2026
Ab 2025 sind GoBD-konforme E-Rechnungen im B2B-Verkehr Pflicht. Die Komplexität digitaler Archivierung und die GoBD-Anforderungen verunsichern viele Unternehmen. Entdecken Sie, wie Sie Ihre E-Rechnungen revisionssicher und stressfrei digital archivieren. Erhalten Sie Klarheit über die GoBD und machen Sie Ihre Buchhaltung zukunftssicher – einfach und automatisiert.
Einleitung: Die neue Ära der E-Rechnung und die Rolle der GoBD
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet unaufhaltsam voran und ein zentraler Meilenstein steht bevor: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zum verbindlichen Standard im B2B-Verkehr in Deutschland. Diese Umstellung verspricht Effizienzsteigerungen, stellt viele Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen. Im Zentrum steht die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Viele Unternehmer erkennen die Wichtigkeit der GoBD-Compliance, empfinden die Vorgaben jedoch als komplex. Die Suche nach praxistauglichen Lösungen für eine revisionssichere digitale Buchführung hat begonnen. Dieser Artikel erläutert die zentralen Anforderungen der GoBD im Kontext der E-Rechnung und zeigt, wie eine einfache und sichere digitale Archivierung gelingt.
Was sind die GoBD und warum sind sie für Ihre Buchhaltung entscheidend?
Die GoBD sind kein eigenständiges Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie konkretisieren die gesetzlichen Vorgaben der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) für die digitale Buchführung. Ihr Zweck ist es, sicherzustellen, dass elektronische Aufzeichnungen den gleichen strengen Kriterien genügen wie die klassische Buchführung auf Papier.
Die Kernprinzipien der GoBD sind:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss jeden Geschäftsvorfall innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können.
- Vollständigkeit: Sie müssen alle steuerlich relevanten Dokumente lückenlos erfassen und archivieren.
- Richtigkeit: Die aufgezeichneten Informationen müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen und Dokumente dürfen Sie nachträglich nicht unprotokolliert verändern. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Zeitgerechtheit: Sie müssen Geschäftsvorfälle laufend und zeitnah erfassen.
- Ordnung: Die Ablage muss systematisch erfolgen, damit Dokumente jederzeit auffindbar sind.
Die Bedeutung dieser Grundsätze ist hoch. Eine Nichteinhaltung der GoBD kann bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Konsequenzen haben. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen, was zu Hinzuschätzungen des Gewinns und somit zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.
E-Rechnung wird Pflicht: Die neuen Rahmenbedingungen verstehen
Zeitplan der E-Rechnungspflicht in Deutschland
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt schrittweise und betrifft zunächst den Empfang, später den Versand.
- Empfangspflicht ab 1. Januar 2025: Ab diesem Datum müssen alle inländischen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
- Gestaffelte Versandpflicht bis 2028: Die Verpflichtung, selbst E-Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen, führt der Gesetzgeber stufenweise ein. Ab dem 1. Januar 2028 ist sie für alle Unternehmen bindend.
- Übergangsregelungen: Um den Übergang zu erleichtern, gelten Ausnahmen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z. B. einfache PDF-Rechnungen) versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum 31. Dezember 2027.
Was gilt als GoBD-konforme E-Rechnung?
Die Definition einer E-Rechnung ist seit 2025 eng gefasst. Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist die Konformität zur europäischen Norm EN 16931.
Achtung: Eine per E-Mail versandte, herkömmliche PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und gilt seit dem 1. Januar 2025 im B2B-Verkehr nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Die gängigsten Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, sind:
- XRechnung: Ein rein strukturierter XML-Datensatz. Unternehmen sollten stets die aktuell gültige Version, wie derzeit die Version 3.0.2, verwenden.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei (als visuelle Darstellung) mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Auch hier ist die Nutzung der aktuell gültigen Version, wie ZUGFeRD 2.3.3, essenziell.
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen: GoBD-Anforderungen im Detail
Die Grundsätze der digitalen Aufbewahrung
Die GoBD stellen klare Anforderungen an die digitale Archivierung von E-Rechnungen:
- Unveränderbarkeit und Vollständigkeit: Sie müssen E-Rechnungen in einem System archivieren, das Manipulationen verhindert und die vollständige, nachvollziehbare Aufbewahrung sicherstellt.
- Aufbewahrung im Originalformat: Eine E-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurde. Der strukturierte Datensatz ist das Original. Ein Ausdruck der Rechnung und die Ablage im Aktenordner genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die archivierten Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist maschinell auslesbar und auswertbar bleiben. Dies ist für Betriebsprüfungen unerlässlich.
Umgang mit strukturierten und hybriden Formaten (XML, ZUGFeRD)
Ein häufiger Irrtum betrifft die Frage, welche Teile einer E-Rechnung archivierungspflichtig sind.
- Strukturierter XML-Teil: Bei reinen E-Rechnungen (wie der XRechnung) und hybriden Formaten ist der strukturierte Datensatz (XML-Datei) das steuerlich führende Dokument. Dessen Archivierung ist zwingend erforderlich, da er alle relevanten Informationen enthält.
- Hybridformate wie ZUGFeRD: Bei hybriden E-Rechnungen ist ebenfalls der strukturierte Datensatz das steuerlich relevante Dokument. Einerseits können im PDF-Teil der Rechnung aber ebenfalls relevante Daten enthalten sein, wie beispielsweise spezifische AGB-Verweise oder begleitende Texte. Andererseits fordert aber der Grundsatz der Unveränderbarkeit, dass der Beleg in dem Format archiviert werden muss, in dem er empfangen wurde - in diesem Fall als PDF.
Aufbewahrungsfristen und Datenzugriff
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bleiben von der Digitalisierung unberührt. Für Rechnungen und andere steuerlich relevante Buchungsbelege gilt gemäß § 147 AO eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie das Dokument erstellt oder empfangen haben.
Den Speicherort können Sie flexibel wählen (lokal, eigener Server, Cloud), solange die GoBD-Konformität sichergestellt ist und die Daten jederzeit im EU-Raum online abrufbar sind. Bei einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung weitreichende Datenzugriffsrechte, die vom unmittelbaren Lesezugriff bis zur Überlassung der Daten auf einem Datenträger reichen.
Die Verfahrensdokumentation als Rückgrat der GoBD-Compliance
Ein oft unterschätzter, aber verpflichtender Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie ist das Handbuch Ihrer digitalen Buchführungsprozesse. Für den elektronischen Rechnungsaustausch müssen Sie darin detailliert beschreiben, wie der Empfang, die Prüfung, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen ablaufen. Dies schließt Angaben zu den verwendeten Formaten (XRechnung, ZUGFeRD), den Übertragungswegen und der eingesetzten Software ein. Eine saubere Verfahrensdokumentation ist der beste Nachweis dafür, dass Ihre Prozesse transparent, nachvollziehbar und GoBD-konform sind.
GoBD E-Rechnung Software: Digitale Prozesse einfach und sicher gestalten
Die manuelle Einhaltung aller GoBD-Vorschriften für E-Rechnungen ist komplex und fehleranfällig. Spezialisierte Softwarelösungen unterstützen Sie dabei, die Compliance einfach und sicher zu gestalten. Eine moderne GoBD E-Rechnung Software automatisiert die kritischen Prozesse und nimmt Ihnen die technische Last ab.
Die Kernfunktionen solcher Lösungen umfassen typischerweise:
- GoBD-konforme Erstellung und Versand von E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung.
- Validierung eingehender E-Rechnungen auf formale Korrektheit und Konformität zur EN 16931.
- Automatisierte, revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen im Originalformat.
- Bereitstellung der Daten für Betriebsprüfungen im geforderten Format.
Ein moderner Lösungsansatz zielt darauf ab, bestehende Prozesse für den Anwender so wenig wie möglich zu verändern. Online-Plattformen wie EU-Rechnung ermöglichen es Unternehmern, ihre Ausgangsrechnungen weiterhin im gewohnten PDF-Format zu erstellen und hochzuladen. Eine KI-gestützte Technologie wandelt diese PDFs im Hintergrund automatisch in GoBD-konforme E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) um. So wird der gesamte Prozess von der Erstellung über den Versand bis zur revisionssicheren Archivierung nahtlos und gesetzeskonform abgebildet, ohne dass tiefgreifendes technisches Wissen erforderlich ist.
Fazit: Mit der richtigen Software in eine sichere digitale Zukunft
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine gesetzliche Anforderung, die auch erhebliche Chancen zur Automatisierung und Optimierung von Buchhaltungsprozessen bietet. Die Einhaltung der GoBD ist dabei eine zwingende Notwendigkeit, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Unternehmen sollten die neuen Vorschriften als Anlass verstehen, ihre digitalen Prozesse zukunftssicher aufzustellen. Die Nutzung einer leistungsfähigen GoBD E-Rechnung Software ist ein sehr guter Weg, um nicht nur gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die digitale Archivierung zu vereinfachen und wertvolle Ressourcen für das Kerngeschäft freizusetzen.
Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre gewohnten PDF-Rechnungen in konforme E-Rechnungen umwandeln zu müssen? Genau hier setzt EU-Rechnung an. Anstatt Ihre bewährten Rechnungsprozesse zu ersetzen, erweitern wir diese. Laden Sie einfach Ihre Ausgangsrechnungen als PDF hoch – unsere KI-gestützte Plattform wandelt sie automatisch in valide ZUGFeRD- und XRechnung-Formate um und stellt eine GoBD-konforme Archivierung sicher. Entdecken Sie jetzt, wie einfach der Übergang zur E-Rechnung sein kann.
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