Von Hendrik, 03. November 2025
Die E-Rechnungspflicht 2025 für den Empfang ist sofort in Kraft! Seit 1. Januar müssen KMU E-Rechnungen verarbeiten können – ohne Übergangsfristen. Verstehen Sie, warum PDF-Rechnungen nicht genügen und wie Sie Ihren Vorsteuerabzug GoBD-sicher bewahren. Sichern Sie jetzt Ihre Compliance und digitalisieren Sie Ihr Rechnungswesen stressfrei.
Einleitung: Die digitale Revolution im Rechnungswesen – E-Rechnungspflicht für KMU
Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet voran und erreicht mit der E-Rechnungspflicht einen entscheidenden Meilenstein für deutsche Unternehmen. Was lange Zeit eine Option zur Effizienzsteigerung war, ist nun eine gesetzliche Notwendigkeit, die aus dem Wachstumschancengesetz hervorgeht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Umstellung ist mehr als eine technische Formalität; sie verändert grundlegende Prozesse in der Buchhaltung und erfordert proaktives Handeln. Dieser Artikel beleuchtet, was KMU jetzt wissen müssen, um die gesetzlichen Anforderungen beim Empfang von E-Rechnungen zu erfüllen, den Vorsteuerabzug zu sichern und rechtliche Nachteile zu vermeiden.
Was genau ist eine E-Rechnung? Definition und Abgrenzung zum PDF
Die gesetzliche Definition der E-Rechnung
Um die neuen Pflichten zu verstehen, ist eine klare Definition der E-Rechnung unerlässlich. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Entscheidend ist das Merkmal, dass sie eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die rechtliche und technische Grundlage dafür bildet die europäische Norm EN 16931, die ein gemeinsames semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in der gesamten EU festlegt.
Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist
Ein verbreiteter Irrtum ist die Annahme, eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung sei bereits eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Das ist falsch. Ein einfaches PDF-Dokument ist für das menschliche Auge lesbar, enthält jedoch keine maschinell auslesbaren und strukturierten Daten, die eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungssystemen erlauben. Rechtlich handelt es sich hierbei um eine "sonstige Rechnung" in einem elektronischen Format, nicht jedoch um eine strukturierte E-Rechnung. Für den Vorsteuerabzug ist zukünftig eine ordnungsgemäße, gesetzeskonforme E-Rechnung zwingend erforderlich.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Die sofortige Empfangspflicht verstehen
Keine Übergangsfristen für den Empfang
Der kritischste Punkt für viele Unternehmen ist: Seit dem 1. Januar 2025 gibt es keine Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen. Jedes inländische B2B-Unternehmen muss seit diesem Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Pflicht gilt universell und betrifft alle KMU, unabhängig von ihrer Umsatzgröße oder ob sie dem Kleinunternehmerstatus unterliegen, sofern sie im B2B-Bereich tätig sind.
Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung
Obwohl die Empfangspflicht weitreichend ist, gibt es für die Ausstellung von E-Rechnungen einige klar definierte Ausnahmen. Von der Pflicht sind unter anderem befreit:
- Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtwert von 250 Euro.
- Fahrausweise, die als Rechnungen gelten.
- Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG.
- Umsätze von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG (wichtig: die Pflicht zum Empfang bleibt für Kleinunternehmer bestehen).
Für alle anderen inländischen B2B-Umsätze ist die Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen jedoch obligatorisch.
Technische Standards für den E-Rechnungsempfang: ZUGFeRD und XRechnung
Um E-Rechnungen zu empfangen, müssen KMU die gängigen Formate kennen. In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert, die beide auf der Norm EN 16931 basieren. Es ist entscheidend, stets die aktuell gültigen Versionen dieser Standards zu verwenden.
XRechnung: Der Standard für die öffentliche Verwaltung und darüber hinaus
Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. Sie enthält keine visuelle Komponente und ist vollständig auf die automatisierte, maschinelle Verarbeitung ausgelegt. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Die derzeit aktuelle Version ist die XRechnung 3.0.2. Für Rechnungen an die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE oder OZG-RE) ist die Verwendung von XRechnungen bereits verpflichtend.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verfolgt einen hybriden Ansatz. Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei. Dies bietet den Vorteil, dass der Empfänger sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung als auch die strukturierten Daten für die automatisierte Verarbeitung erhält. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3.3. Für die E-Rechnungspflicht wird empfohlen, mindestens das Profil EN 16931 (ehemals Comfort) oder das XRechnung-Profil zu verwenden.
Die Bedeutung der GoBD für den E-Rechnungsempfang
Mit der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen steigen die Anforderungen an die Buchführung. Eingehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform empfangen und archiviert werden. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) stellen sicher, dass alle steuerrelevanten Daten nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden.
Revisionssichere Archivierung und Datenzugriff
Die GoBD verlangen, dass elektronische Dokumente im Originalformat aufbewahrt werden. Das bedeutet: Eine E-Rechnung muss im empfangenen Format archiviert werden. Der strukturierte XML-Teil ist dabei das führende, steuerlich relevante Dokument und muss revisionssicher gespeichert werden. Das begleitende PDF (bei ZUGFeRD) muss mitarchiviert werden. Wichtig ist: Die Finanzverwaltung hat im Prüfungsfall das Recht auf einen maschinell auswertbaren Datenzugriff auf die originären elektronischen Rechnungsdaten. Ein Ausdruck der Rechnung auf Papier genügt nicht. Um diese Prozesse rechtssicher abzubilden, ist eine Verfahrensdokumentation unerlässlich, die den gesamten Weg der E-Rechnung von Empfang über Verarbeitung bis zur Archivierung lückenlos beschreibt.
Herausforderungen für KMU beim Empfang von E-Rechnungen und Lösungsansätze
Technologische Hürden und fehlende Infrastruktur
Viele KMU stehen vor der Herausforderung, dass ihre bestehende Infrastruktur nicht auf den Empfang und die automatisierte Verarbeitung von strukturierten Datenformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgelegt ist. Die Integration in vorhandene Buchhaltungs- oder Faktura-Software kann komplex sein, insbesondere für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Hier bieten sich spezialisierte E-Invoicing-Lösungen als Ergänzung an.
Sicherstellung des Vorsteuerabzugs
Ein hohes Risiko liegt im Verlust des Vorsteuerabzugs. Fehlerhafte oder nicht konforme E-Rechnungen können von der Finanzverwaltung zurückgewiesen werden. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat hierzu Fehlerklassen und Validierungspflichten für Unternehmen konkretisiert. Eine technische und inhaltliche Prüfung eingehender E-Rechnungen auf Konformität mit der Norm EN 16931 gewinnt daher erheblich an Bedeutung, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.
Praktische Schritte für KMU zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Um die Umstellung erfolgreich zu meistern, sollten KMU jetzt systematisch vorgehen:
- Bestandsaufnahme und Prozessanalyse: Identifizieren Sie, von welchen Geschäftspartnern Sie ab 2025 E-Rechnungen erwarten. Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungseingangsprozesse und decken Sie Medienbrüche oder manuelle Bearbeitungsschritte auf.
- Auswahl der passenden Technologie: Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungssoftware ein Update für den Empfang von E-Rechnungen anbietet. Erwägen Sie alternativ spezialisierte Online-Plattformen, die als Ergänzung dienen und den Empfang, die Validierung, die Visualisierung sowie die revisionssichere Archivierung von ZUGFeRD und XRechnung übernehmen.
- Schulung der Mitarbeiter und Verfahrensdokumentation: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung umfassend im Umgang mit den neuen Formaten und Prozessen. Erstellen oder aktualisieren Sie Ihre GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die alle Schritte des neuen E-Rechnungs-Workflows detailliert beschreibt.
EU-Rechnung: Ihre Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen
Für KMU, Start-ups und Selbstständige, die eine unkomplizierte und sofort einsatzbereite Lösung für die E-Rechnungspflicht suchen, bietet die Online-Plattform EU-Rechnung eine passende Unterstützung. Mit EU-Rechnung können Sie eingehende E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zentral an einem Ort empfangen. Die Plattform übernimmt die Validierung der technischen Korrektheit und visualisiert die Rechnungsdaten in einer übersichtlichen, menschlich lesbaren Form. Dies funktioniert auch ohne ein komplexes Buchhaltungssystem und unterstützt eine GoBD-konforme Verarbeitung und Vorbereitung für die Buchhaltung.
Fazit: Jetzt handeln für eine zukunftssichere Rechnungsabwicklung
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Realität und erfordert proaktives Handeln von jedem KMU in Deutschland. Die Umstellung ist mehr als eine gesetzliche Auflage – sie ist eine Chance, die eigenen Finanzprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Eine frühzeitige Implementierung konformer Prozesse und die Nutzung geeigneter Softwarelösungen sind entscheidend, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, den Vorsteuerabzug zu sichern und langfristig von den Effizienzvorteilen der digitalen Rechnungsabwicklung zu profitieren. Optimieren Sie Ihre Abläufe und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft des Rechnungswesens.
Nachdem Sie den Empfang Ihrer Rechnungen erfolgreich digitalisiert haben, stellt sich der nächste logische Schritt: Wie optimieren Sie den Versand Ihrer Ausgangsrechnungen? Mit EU-Rechnung wandeln Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen KI-gestützt und mit wenigen Klicks in konforme ZUGFeRD- und XRechnungen um. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern schaffen einen durchgängig digitalen und effizienten Rechnungsprozess. Testen Sie jetzt, wie einfach der Umstieg sein kann.
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