ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Praxis-Vergleich für Ihr KMU

Inhalt dieses Artikels

1. Einleitung: Die E-Rechnung – Eine neue Ära für KMU
2. ZUGFeRD: Das hybride Format im Detail
3. XRechnung: Der reine XML-Standard
4. ZUGFeRD vs. XRechnung: Welcher Standard passt zu wem?
5. Wie EU-Rechnung die E-Rechnungsstellung für Ihr KMU vereinfacht
6. Fazit: Vorausschauend agieren und von der Digitalisierung profitieren

Einleitung: Die E-Rechnung – Eine neue Ära für KMU

Die digitale Transformation erfasst jeden Aspekt der Unternehmensführung, und die Rechnungsstellung bildet keine Ausnahme. In Deutschland steht die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, im Zentrum eines tiefgreifenden Wandels. Europäische Vorgaben und nationale Gesetze machen die E-Rechnung von einer optionalen Effizienzmaßnahme zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 treten die ersten Regelungen für den B2B-Sektor in Kraft. Diese werden schrittweise bis 2028 für alle Unternehmen verbindlich.

Diese Entwicklung stellt kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), Start-ups und Selbstständige vor Herausforderungen. Die Unsicherheit ist oft groß: Welches Format ist das richtige? Was bedeuten Begriffe wie ZUGFeRD und XRechnung konkret für meinen Betrieb? Wie kann ich die Umstellung bewältigen, ohne meine bewährten Prozesse komplett zu verändern?

Dieser Artikel dient als praxisorientierter Leitfaden. Er bietet eine klare, neutrale Gegenüberstellung der beiden führenden deutschen E-Rechnungsformate – ZUGFeRD und XRechnung. Ziel ist es, Geschäftsführern und Finanzverantwortlichen die notwendigen Informationen an die Hand zu geben, um eine fundierte Entscheidung für die Zukunft ihres Unternehmens zu treffen.

ZUGFeRD: Das hybride Format im Detail

Der Name ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Hinter diesem Akronym verbirgt sich ein pragmatisches Konzept: das hybride Rechnungsformat.

Technische Funktionsweise: Bildhafte Darstellung und strukturierte Daten

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist im Kern ein PDF-Dokument im PDF/A-3-Format. Dieses Format stellt eine konsistente visuelle Darstellung und die langfristige Archivierbarkeit sicher. Der entscheidende Teil befindet sich jedoch im Inneren: In die PDF-Datei ist eine strukturierte XML-Datei als Anhang eingebettet. Das bedeutet:

• Für den Menschen: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, lesen und prüfen. Die vertraute visuelle Darstellung bleibt erhalten.
• Für die Maschine: Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann die eingebettete XML-Datei auslesen und alle Rechnungsdaten wie Beträge, Datum und Positionen automatisch und fehlerfrei verarbeiten.

Diese Dualität macht ZUGFeRD einsteigerfreundlich und fördert die Akzeptanz bei Unternehmen, die den Übergang zur vollautomatisierten Verarbeitung schrittweise vollziehen möchten.

Aktualität und Konformität

Die technologische Entwicklung schreitet stetig voran, weshalb stets die aktuell gültige Version eines Standards verwendet werden sollte. Die derzeit relevante Version ist ZUGFeRD 2.3.3, veröffentlicht am 7. Mai 2025. Wichtig für die europäische Kompatibilität: Bereits seit Version 2.0.1 ist ZUGFeRD konform zur europäischen Norm EN 16931 und damit für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und der EU geeignet.

Die ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD bietet verschiedene "Profile", die den Detaillierungsgrad der XML-Daten festlegen, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden:

• MINIMUM: Enthält nur rudimentäre Buchungsdaten und ist steuerlich alleine nicht als Rechnung gültig.
• BASIC WL (Without Lines): Umfasst Kopfdaten und Summen, jedoch keine einzelnen Rechnungspositionen.
• BASIC: Bildet eine Untermenge der EU-Norm für einfache, steuerrechtlich konforme Anforderungen ab.
• EN16931 (ehemals COMFORT): Dieses Profil bildet die europäische Kernrechnungsnorm vollständig ab und garantiert maximale Kompatibilität.
• EXTENDED: Erlaubt branchenspezifische Datenerweiterungen, die über die EU-Norm hinausgehen.
• XRECHNUNG: Erfüllt exakt die strengen Vorgaben der deutschen Verwaltung für Rechnungen an Behörden und ist somit B2G-konform.

Vorteile und Herausforderungen auf einen Blick

• Vorteile für KMU:
  • Hohe Akzeptanz: Die vertraute PDF-Ansicht erleichtert den Übergang.
  • Flexibilität: Die Profile passen sich an die Komplexität der eigenen Geschäftsprozesse an.
  • Breiter Anwendungsbereich: Eignet sich für den B2B-, B2G- und B2C-Verkehr.
• Nachteile/Herausforderungen:
  • Die Dateigröße ist durch die Kombination von PDF und XML größer als bei einer reinen XML-Datei.
  • Die Auswahl und korrekte Anwendung des passenden Profils erfordert eine genaue Auseinandersetzung mit den Anforderungen.

XRechnung: Der reine XML-Standard

Im Gegensatz zum hybriden Ansatz von ZUGFeRD ist die XRechnung ein rein strukturiertes Datenformat. Sie wurde speziell als nationaler Standard in Anlehnung an die EN 16931 entwickelt, um den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland (B2G) zu vereinheitlichen.

Technische Funktionsweise: Konsequent maschinell

Eine XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei und enthält keine visuelle Komponente. Ihr Zweck ist die standardisierte Übermittlung von Rechnungsdaten zur vollautomatisierten Verarbeitung durch IT-Systeme. Um eine XRechnung für einen Menschen lesbar zu machen, ist eine Software, ein sogenannter "Viewer", erforderlich, der den strukturierten Datensatz in eine verständliche Form umwandelt.

Aktualität und Konformität

Auch die XRechnung wird kontinuierlich weiterentwickelt, daher ist die Nutzung der jeweils aktuellen Version entscheidend. Die derzeit gültige Spezifikation ist die XRechnung 3.0.2, die seit dem 20. Juni 2024 gültig ist. Sie ist konform zur europäischen Norm EN 16931 und der verbindliche Standard für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes und der meisten Länder.

Vorteile und Herausforderungen auf einen Blick

• Vorteile für KMU:
  • Klare Standardisierung: Im B2G-Bereich ist XRechnung der definierte Standard, was Kompatibilitätsprobleme mit Behörden vermeidet.
  • Hohes Automatisierungspotenzial: Als reines Datenformat ist es ideal für einen durchgängig automatisierten Prozess (Dunkelverarbeitung).
  • Eindeutigkeit: Die strikte Struktur reduziert Interpretationsspielraum und das Fehlerrisiko.
• Nachteile/Herausforderungen:
  • Ohne Viewer ist die Rechnung für Menschen nicht lesbar, was die manuelle Prüfung erschwert.
  • Die Implementierung erfordert oft eine Anpassung der IT-Systeme, um die Rechnungen visualisieren und verarbeiten zu können.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welcher Standard passt zu wem?

Beide Formate sind konform zur europäischen Norm und damit zukunftssicher. Die Entscheidung für eines der Formate – oder die Unterstützung beider – hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Direkte Gegenüberstellung der Kernmerkmale

• Format: ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + XML), während die XRechnung ein rein strukturiertes Format (nur XML) ist.
• Lesbarkeit: ZUGFeRD ist direkt von Mensch und Maschine lesbar. XRechnung ist primär für die Maschine konzipiert und benötigt eine Visualisierungssoftware.
• Anwendungsbereich: ZUGFeRD ist universell in B2B und B2C einsetzbar und auch B2G-fähig. XRechnung ist der De-facto-Standard im B2G-Bereich, findet aber auch zunehmend im B2B-Umfeld Anwendung.
• Komplexität & Flexibilität: ZUGFeRD bietet durch seine Profile mehr Flexibilität. XRechnung ist durch seine strikten Vorgaben weniger flexibel, aber in seiner Anwendung klarer definiert.

Entscheidungskriterien für Ihr KMU

Stellen Sie sich folgende Fragen, um die richtige Wahl zu treffen:

1. Wie sieht meine Kundenstruktur aus? Wenn Sie überwiegend öffentliche Auftraggeber beliefern, ist die Unterstützung von XRechnung unerlässlich. Bedienen Sie einen breiten Mix aus B2B- und B2C-Kunden, bietet ZUGFeRD durch seine PDF-Komponente eine höhere Akzeptanz.
2. Welchen Automatisierungsgrad strebe ich an? Zielt Ihre Strategie auf eine maximale Automatisierung der Rechnungsprozesse ab, ist ein reines Datenformat wie XRechnung die konsequente Wahl. Bevorzugen Sie einen hybriden Prozess, bei dem eine manuelle Sichtprüfung einfach möglich sein soll, ist ZUGFeRD ideal.
3. Was kann meine bestehende IT-Infrastruktur? Prüfen Sie, welche Formate Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software bereits verarbeiten kann. Die Umstellung auf ein neues Format kann mit internem Aufwand verbunden sein.

Wie EU-Rechnung die E-Rechnungsstellung für Ihr KMU vereinfacht

Die Auseinandersetzung mit XML-Strukturen, Normen und IT-Anpassungen kann für KMU eine Hürde darstellen. Die gute Nachricht: Sie müssen diesen Weg nicht alleine gehen und Ihre etablierten Abläufe nicht zwangsläufig über Bord werfen. Spezialisierte Dienstleister wie die Online-Plattform EU-Rechnung fungieren als "Add-on" und bilden eine Brücke zwischen Ihren gewohnten Prozessen und den neuen Anforderungen.

Der effiziente Ansatz: KI-gestützte Umwandlung statt Systemumstellung

Der Ansatz von EU-Rechnung basiert auf einer intelligenten, KI-gestützten Technologie. Anstatt Ihre Faktura-Software aufwendig umzustellen, können Sie Ihre Ausgangsrechnungen weiterhin im gewohnten PDF-Format erstellen. Sie laden Ihr PDF hoch – die Plattform erledigt den Rest. Die KI analysiert das Dokument, extrahiert alle relevanten Daten und wandelt sie hoch automatisiert in eine konforme ZUGFeRD- oder XRechnung um.

Dieser Weg bietet hohe Flexibilität und minimiert den Implementierungsaufwand. Er unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen, ohne Ihre internen Prozesse grundlegend ändern zu müssen.

Kernfunktionen für einen reibungslosen Übergang

Eine Lösung wie EU-Rechnung deckt den gesamten Prozess ab:

• Erstellung & Versand: Wandeln Sie Ihre PDFs in gültige ZUGFeRD- und XRechnung-Formate um und versenden Sie diese direkt.
• Empfang & Validierung: Empfangen Sie E-Rechnungen, lassen Sie deren Konformität automatisch prüfen und visualisieren Sie XRechnungen in einem lesbaren Format.
• GoBD-Konformität: Die Plattform unterstützt Sie dabei, die Prozesse gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu gestalten. Wichtig ist hierbei, dass der strukturierte XML-Teil einer E-Rechnung das steuerlich relevante Originaldokument ist und im Originalformat archiviert werden muss (bei ZUGFeRD also das vollständige PDF).
• Rechtssicherheit: Sie bleiben auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Vorgaben, ohne sich selbst um die technischen Details kümmern zu müssen.

Fazit: Vorausschauend agieren und von der Digitalisierung profitieren

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist keine Frage von "besser" oder "schlechter", sondern eine strategische Entscheidung, die von der individuellen Unternehmenssituation abhängt. ZUGFeRD überzeugt durch seine Flexibilität und Lesbarkeit, während XRechnung seine Stärken in der Standardisierung und Automatisierung ausspielt. Beide Formate sind entscheidend, um für die E-Rechnungspflicht ab 2025 gerüstet zu sein.

Die bevorstehenden Änderungen sind eine Chance. KMU, die die Übergangsfristen jetzt aktiv nutzen, um ihre Prozesse anzupassen, sichern nicht nur ihre Compliance, sondern erschließen auch erhebliche Effizienzpotenziale. Die Automatisierung der Rechnungsstellung reduziert manuellen Aufwand, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den Zahlungseingang.

Der Einstieg in die Welt der E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Werkzeugen gelingt der Übergang reibungslos und wird zu einem wichtigen Baustein für die digitale Zukunft Ihres Unternehmens.

Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre PDF-Rechnungen in konforme E-Rechnungen umzuwandeln? Anstatt Ihre bestehende Software zu ersetzen, nutzen Sie EU-Rechnung als intelligente Brücke. Laden Sie einfach Ihre gewohnten PDFs hoch und unsere KI-Plattform erstellt daraus automatisch gültige ZUGFeRD- und XRechnung-Formate. Erfahren Sie jetzt, wie Sie ohne Systemumstellung zukunftssicher und gesetzeskonform agieren.

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